I fondamentali - La registrazione delle fatture

Il primo tra i compiti che ho dovuto svolgere in studio, è stato occuparmi delle fatture dei clienti.

In ogni lavoro si parte facendo la gavetta, in questo ambito penso che la gavetta consista nello smazzarsi la montagna di fatture che ogni cliente periodicamente consegna al suo consulente. 

Svolgendo questo compito, poco allettante diciamocelo, si ha però modo di imparare e conoscere un numero notevole di problematiche e di questioni diverse. Inoltre si può iniziare a capire le dinamiche con cui opera la società cliente che stiamo trattando.

Appena usciti dall'università, siamo tutti molto bravi sulla teoria, ma appena ci mettono davanti una serie di fatture, scommetto che molti non sanno proprio bene come approcciarsi.

Registra oggi e registra domani, ho capito un paio di elementi che possono fare la differenza e far vivere meglio chi deve svolgere questo lavoro, soprattutto se per la prima volta.

Non bisogna mai sottovalutare l'importanza delle fatture, perchè sono le basi di tutto, e come tutte le cose, se c'è una base solida e ben costruita, il resto viene da sè.
Infatti dalla registrazione delle fatture parte tutto: dalle liquidazioni iva, al c.d. "spesometro", alla deducibilità dei costi, all'inserimento corretto dei costi in bilancio ecc.
Registrare le fatture significa inserire nella contabilità aziendale, il nominativo del fornitore/cliente, la data della fattura, il conto di costo/ricavo, l'imponibile, e i dati iva: se l'iva è esente, esclusa, l'aliquota, e le casistiche particolari e la deducibilità.

Perdere quei due minuti in più a indicare nella registrazione qualche dettaglio apparentemente inutile, può far risparmiare ore di lavoro in sede di controllo.

         Per esempio, se una società ha intestati due automezzi, di cui uno per uso strumentale e l'altro come uso non strumentale, le fatture relative alle manutenzioni di questi due automezzi vanno registrate con due modalità differenti. Le manutenzioni relative al mezzo ad uso strumentale saranno totalmente deducibili, mentre le manutenzioni per il secondo automezzo saranno deducibili nella misura del 20%. In questo caso, inserire nei dettagli la targa dei mezzi a cui si riferisce la prestazione, può essere utile in fase di controllo per verificare di aver inserito i costi di manutenzione correttamente, senza dover ricercare tutta la documentazione.

Ma cerchiamo di procedere con ordine.

La cosa più importante da fare è capire che la maggiorparte dei clienti non sa cosa vuol dire fare questo lavoro. I clienti si occupano di altro, altrimenti non si rivolgerebbero ad un professionista, ma allo stesso tempo sanno della loro attività e quello che fanno.
Per questo è importante spiegare loro ogni singolo aspetto che può essere utile per capire i concetti più generici della contabilità.

Per fare bene questo lavoro (in generale, non solo per la registrazione delle fatture) è quindi indispensabile avere un buon rapporto con chi si occupa delle "scartoffie" e spiegargli bene che cosa serve. Altrimenti è possibile ritrovarsi a fine anno a dover fare le corse per sistemare le registrazioni e controllarle.

Una volta capito questo, ci sono una serie di aspetti che secondo me sono fondamentali, e possono aiutare nella registrazione delle fatture:

Primo - Ordine -  Mantenere l'ordine vuol dire riuscire a regolarsi tra la montagna di documenti che si crea mese dopo mese. Se non si è ordinati di natura, si deve fare lo sforzo, non c'è via di scampo. Le fatture vanno ordinate per data (le fatture che mi hanno affidato erano sempre in ordine sparso), ogni fattura registrata avrà il suo numero di registrazione e di protocollo che bisognerà indicare sopra. Pensate se in sede di chiusura dei conti dovete controllare una fattura, se avete generato il caos tra le montagne di fatture farete molta fatica a ritrovarla.

Secondo - Pazienza e Attenzione - Ci vuole molta pazienza. Non andare di fretta anche se la scadenza è dietro l'angolo e vi hanno consegnato i documenti in ritardo (capita SEMPRE). La registrazione delle fatture è un lavoro automatizzato, è facile inverire l'ordine dei numeri o perdersi uno 0 o una virgola.
Pensate se doveste far pagare l'iva avendo fatto i calcoli con uno 0 in più in una fattura attiva, cosa potrebbe succedere.
Ma non solo, è importante inserire correttamente anche i dati del cliente/fornitore per non perdere tempo con il c.d. "spesometro".
Se vi capita una situazione di stress, e ne capitano, meglio fare una pausa caffè in meno, o finire più tardi in ufficio. Ci guadagnerete anche dopo, perchè avrete la certezza che quello che avete fatto è giusto. 

Terzo - I Conti - Fare molta attenzione ai conti di costo/ricavo che si registra. E' da qui che si può iniziare a definire che cosa si può dedurre e che cosa no, cosa faccia parte dei costi operativi o meno. Inserire i conti di costo il più specifico possibili, garantisce la massima tracciabilità di quello che si fa.

Quarto - Le Scadenze -  Per la mera registrazione delle fatture ricordiamo che si hanno due scadenze primarie il 16 di ogni mese. Vuol dire che ogni mese, dovremo far pagare qualcosa ai clienti, quindi si devono avere tutti i conteggi fatti almeno entro il 10/13 del mese per poter avvisare il cliente e dargli la possibilità di pagare. Le scadenze sono: la scadenza Iva periodica (è possibile anche effettuare il versamento dell'iva periodica ogni tre mesi, ma ne parleremo più avanti), e le ritenute d'accondo per i percipienti di lavoro autonomo.

Farò un approfondimento su queste due scadenze a breve.

Quinto - Controllo-Controllo-Controllo - Si, bisogna controllare sempre che i dati e i numeri quadrino. Cosiglio personale: avere sempre un secondo conteggio indipendente dalla registrazione, da poter confrontare con i registri.
Se si ha un programma di contabilità , questo aiuta moltissimo e fa praticamente tutto da solo, ma a parte che toglie un po' della magia del far quadrare i conti, non bisogna mai fidarsi al 100% solo di lui. 
Avere un file excel dove si indicano almeno gli importi iva divisi per aliquote, può servire per controllare che la liquidazione iva che si sta facendo sia corretta. Se si hanno dei corrispettivi da registrare, è sempre meglio riportarli anche sul file excel, per controllare che la somma finale sia effettivamente corretta e avere modo di visionare quello che è stato indicato giorno per giorno. Ci vuole davvero poco a fare questi controlli, e ne vale davvero la pena.

Questo voleva essere un post generico sulla registrazione delle fatture, indicando quali, secondo il mio modesto parere, sono gli elementi fondamentali da considerare.
Non è tutto qui, ci sono molti altri aspetti da analizzare e commentare, ma per quello ci sarà tempo e modo più avanti.

In ogni modo spero di essere stata utile.

A presto,

Silvia.